Juristes d’entreprise : comment aborder la digitalisation de vos activités ?

Juristes d’entreprise : comment aborder la digitalisation de vos activités ?

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Vous n’avez pas pu échapper à l’émergence de nouveaux outils destinés aux professions juridiques et en particulier aux juristes d’entreprise. Ces outils promettent d’améliorer votre quotidien professionnel en rationalisant les tâches chronophages présentant peu de valeur ajoutée. Vous sentez-vous concerné par la thématique de la digitalisation des services juridiques ? Envisagez-vous d’initier un projet dans ce domaine ? Les premiers retours d’expérience démontrent que sans stratégie digitale bien pensée en amont, même les meilleurs outils du marché ne peuvent apporter le bénéfice escompté.

En pratique, comment élaborer votre stratégie juridique digitale et initier sa mise en oeuvre ?

Placer l’humain et la stratégie avant les outils

Avant de vous intéresser aux solutions disponibles sur le marché, commencez par analyser votre activité pour déterminer vos besoins. C’est le moment d’impliquer vos collaborateurs, en amont du projet, en leur expliquant pourquoi vous travaillez sur un projet de digitalisation ainsi que les bénéfices que vous comptez en retirer. Indiquez leur que vous aurez besoin d’eux à chaque étape du projet et qu’ils seront impliqués dans son déroulement. Si vous êtes juriste unique, une réflexion sur ces arguments vous aidera également, si nécessaire, à expliquer et justifier votre démarche en interne. 

1- La liste des activités

Concentrez-vous sur les tâches de nature juridique que vous effectuez, quelle que soit la taille de votre structure ou de votre département juridique. Commencez par noter scrupuleusement les tâches que vous et/ou vos collaborateurs effectuez chaque jour, pendant une semaine ou un mois – selon l’ampleur de vos activités juridiques. Soyez précis et notez le temps que vous passez à effectuer chaque activité. Considérez également les activités que vous ne réalisez qu’une fois par trimestre ou par an, mais qui vous demandent un gros investissement en temps.

2- L’analyse temps passé/niveau d’expertise

Dès lors qu’une même activité se répète plusieurs fois et vous prend beaucoup de temps, demandez-vous si elle nécessite une expertise juridique particulière. Si la réponse est non, cette tâche n’apporte que peu de valeur ajoutée. Vous pouvez dès lors étudier la possibilité de la rationaliser à l’aide d’un outil. L’information sur le temps passé à effectuer une tâche vous permettra de calculer plus facilement, à une étape ultérieure, le retour sur investissement potentiel de la mise en place d’une solution dédiée. Le prix de la solution est-il compensé par l’économie de temps réalisée, la qualité d’exécution de la tâche, la diminution du risque opérationnel ?

3- La priorisation des tâches à optimiser

Une fois les tâches nationalisables identifiées, il convient de les prioriser. Démarrez avec celles qui sont les plus “visibles”, celles qui vous offriront rapidement un résultat concret que vous, vos collaborateurs, vos clients internes ou externes et finalement votre direction pourront constater. Ces premières améliorations vous aideront à obtenir le soutien de votre direction et l’adhésion de vos collaborateurs afin d’aborder, dans un second temps, des projets plus complexes ou nécessitant un investissement plus important.

Pour les autres sujets identifiés, établissez un plan d’action s’étalant sur plusieurs mois, voir plusieurs années, selon l’ampleur de ce que vous souhaitez réaliser. Vous démontrerez ainsi que la digitalisation de votre service juridique résulte d’une véritable réflexion et en se limite pas à la mise en place ponctuelle d’un nouvel outil.

Choix des outils et conduite du changement

Une fois l’aval de votre direction obtenu pour mettre en oeuvre la première partie de votre plan de digitalisation juridique, vous pouvez vous lancer dans la mise en oeuvre d’un premier sous-projet tout en pilotant la conduite du changement.  

1- Rédaction du cahier des charges

La première étape consiste à rédiger un cahier des charges. Ce dernier vous permettra de sélectionner les solutions pouvant potentiellement répondre à votre besoin, de les évaluer et de les comparer. N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dès cette étape, afin qu’ils fassent remonter leurs besoins opérationnels. Ce sera l’occasion de leur faire entrevoir les bénéfices qu’un changement de méthode de travail et d’outil pourra leur apporter. C’est une étape décisive dans la conduite du changement.

2- Sélection des outils et partenaires potentiels

Ensuite, passez à l’étape de la sélection des outils et des partenaires. Il existe sans doute une start-up ou une solution sur le marché qui s’emploie à résoudre ce problème. Les solutions traditionnelles commencent également à développer des outils digitaux pointus. Si vous ne trouvez pas de solution répondant exactement à votre besoin sur le marché, des agences proposent d’adapter des solutions existantes pour créer des legaltech sur mesure. Les solutions standardisées en SaaS présentent l’avantage d’une facturation modulable en fonction de l’utilisation. La barrière budgétaire à l’entrée est donc relativement faible, notamment pour les PME. 

3- Test des solutions identifiées

Une fois les solutions identifiées, organisez des phases de tests en impliquant vos collaborateurs. Ceux qui utilisent la solution au quotidien devraient avoir leur mot à dire lors du choix de l’outil. Cette implication en amont facilitera la conduite du changement et l’acceptation de nouveaux outils ainsi que de nouvelles méthodes de travail. Vous pouvez même désigner au sein de votre équipe un.e juriste ayant des affinités avec la technologie, pour gérer ce projet et être référent.e sur les sujets digitaux. Une fois la solution idéale identifiée, il ne vous reste plus qu’à négocier les termes du contrat avant de vous lancer dans la mise en oeuvre.

La mise en oeuvre d’un nouvel outil : une phase décisive pour votre stratégie de digitalisation juridique

Selon les solutions choisies, un paramétrage et une formation plus ou moins poussés seront proposés. Cette étape est cruciale, car l’adhésion de vos collaborateurs et de votre direction dépend des premières réussites que vous pourrez mettre en avant grâce aux changements effectués. Pensez à communiquer sur votre réussite en interne !

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Glynnis Makoundou | Juriste chef de projets #legaltech

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Une réponse

  1. […] par essence prendre des risques pour innover et faire bouger les choses. Même si le juriste est convaincu de la pertinence d’une solution, il refusera de l’adopter ou de la proposer à sa direction s’il juge qu’elle fait courir un […]

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